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个人私家车租赁给公司使用如何报销费用?

首先必须明确,直接凭票报销的做法是不合规的,存在较大的税务风险.原因有二:

一是企业很难证实费用就是为"公用"发生的;

二是存在变相发放交通补贴的嫌疑.

那么如何才能让私车公用的费用做到税前扣除理由合理充分呢?

◆一、企业与员工签订租赁合同.

◆二、在租赁合同中约定使用个人汽车所发生的费用由企业承担.

◆三、承担的费用能取得发票.

◆四、费用支出属于使用汽车发生的,对应该由员工个人负担的费用不能在企业所得税前列支.

公车私用涉及的费用大体包括三个部分:

一、车辆运行的直接费用;

二、车辆的折旧补偿与自驾的劳务补偿;

三、车辆保险、维修等间接费用.

私车公用涉及的费用能否在企业所得税前扣除,从税务的解释看,不完全认可,也不完全否定.

《北京市地方税务局关于明确若干企业所得税业务政策问题的通知》第三条规定,对纳税人因工作需要租用个人汽车,按租赁合同或协议支付的租金,在取得真实、合法、有效凭证的基础上,允许税前扣除;对在租赁期内汽车使用所发生的汽油费、过路过桥费和停车费,在取得真实、合法、有效凭证的基础上,允许税前扣除.其它应由个人负担的车辆保险费、维修费等,不得在企业所得税税前扣除.

如何让私车公用费用报销做到规范合理、税前扣除理由充分呢?

(1)明确哪些岗位、哪些员工适用私车公用,企业要有书面备案登记,避免把私车公用的费用报销与发放全员性的交通补贴混同.

(2)与适用私车公用的员工签订用车协议,明确权利义务.这点非常重要,可以解答变相发放交通补贴的质疑.

(3)私车公用的出车记录企业应专门登记,登记簿记录清楚每次出车的时间、往返地点、公里数,车牌号、所办事由等,并需车主签字确认.

(4)协议中要约定清楚费用报销与用车补贴的支付标准与形式.直接费用由员工凭发票据实报销,其中,油费可依据运行公里数及油耗标准报销,过桥过路费、停车费根据出车记录报销.

(5)给予员工的用车补贴(包括劳务补贴、车损补贴等)制定报销标准,如根据行驶里程确定.补贴金额应并入员工当月工资计征个税.需要注意的是,补贴金额要想在企业所得税前扣除,需要员工到当地税务代开租赁费发票.

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