财务经理分享学会这十五条原则职场报告不在话下

职场中的我们几乎每天都需要写作，一封邮件、一份简历、一份报告，写作已经是职场中人必不可少的一项技能。大家可能会发现，单位里会写作的人获得升迁、加薪的机会，比不会写作的人要多。

那么，我们应该如何才能做到清晰、简洁地写作呢？下面就为你解读书中精髓。

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结构

原则1.以结论开头——先写结论，并将它放在文章的开头

在职场中的写作通常都是以说明性的内容为主。主要是解释或总结一个主题或一件事情。所以在写作的时候应该把结论放在开头，把支持观点的论据放在后面。这样读者阅读的时候就不用去猜作者的意图。

说话与写作也一样，需要先讲明目的，再说明如何去达到目的。如果不这样做，会让对方摸不着头脑，产生误会。

原则2.分开阐述——把主题分成2-4个部分，并使用引导句

当确定了写作主题后，要把它分为二至四个主要部分。通常分成三个部分，为了简洁不要超过四个部分。对每个段落进行总结，就需要使用接近于主题句的引导句。

主题句是用来总结短文中段落的内容，而引导句是总结整篇短文的内容。引导句是所有主题句的主题，在文章的开头。它是用来告诉读者接下来要讲些什么内容，而且会按照怎样的次序来讨论这些内容。

原则3.使用过渡词——用过渡词作为写作方向的信号灯

常用的过渡词，如“但是”、“可是”等等。作用有：对比、举例、延续上文或总结。

例如：“”、“第二”表示举例；“因此”表示总结；“但是”表示转折；“而且”表示延续上文。

在文章中正确使用过渡词，可使文章逻辑更清晰，语言更流畅。

原则4.六种基本写作结构——使用基本写作结构来组织想法

写作主要是将作者的观点有顺序、有重点地展示出来。这里有六种基本的写作结构供大家使用。

1）分类描述——对内容分类进行描述，顺序不重要；

2）评论性描述——同分类描述；

3）按时间顺序描述——以时间先后进行描述；

4）比较性描述——先说重要的，后说次要的；

5）按逻辑顺序描述——从序列中项开始论述，到后一项结束；

6）按因果关系描述——通常先分析和论述原因，再说结果。

需要注意的是，写作结构与写作内容的主题部分有关，与介绍或结论部分无关。

原则5.把类似的内容放在一起——讨论完一个主题后再讨论另一个

就像小时候参观动物园一样，动物们是分类的，不可能都关在一个笼子里。写作也是如此。

把自己的观点进行归类，讨论完一个后，再去讨论下一个。否则会造成混乱的现象。

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文体

原则6.支持你的观点——使用具体的、真实的文字来支持你的观点

的作品和普通作品的一个主要区别在于是否使用了具体且真实的例子来支持作者的观点。

例如，描述一个苹果，并不是所有的苹果都一个样。需要说明是什么颜色的，什么形状的，味道如何，在哪里出产的。事例越具体和真实，越能说明观点。

在写作中，不能只写“什么是”，还要写“是什么”。这在写个人简历的时候尤为重要。

原则7.把例子个性化——使作品令人印象深刻

在这个彰显个性的时代，个性化的例子更容易被人们记住。举例和统计数据可以用来支持作者观点。还有其它四种方法可以使用：

1）引用——使用名言名句成为令人信服的工具；

2）类比——描述两个不同事物间的相似处，使读者清楚地看到两者间的关系；

3）明喻——将两个不同的事物作比喻，例如“像”或“如同”；

4）暗喻——字面意思为一件事是另一件事，而不是像另一件事，不出现“像”或“如同”的词语。

需要注意的是，在正式报告或学术性报告中，应避免使用人称代词“我”。

原则8.保持简洁——用简单的文字表达想法

使用更简单的词可以简化写作。简单的词如动词、名词、形容词，含义更加具体，且容易理解。

注意，原则6是要使用具体、真实的文字，而不是概括、含糊的文字。原则8则强调使用简单的词。

原则9.把长句变短句——使文章更加清晰明了

使文章表达清楚的方法是尽量少用长句。简单的方法是把一个长句分解成多个短句，但不是所有的句子都用短句。作者在写作时需要学会如何交叉使用长句和短句。

短句的作用很大，能够吸引读者的注意力，使用好了可以大大增加文章的活力。

原则10.删除无用的词——删除无用的词和过多的描述

作者在写作时经常犯的一个错误是冗长啰嗦，即不必要地重复一个词或一个观点。例如“新手缺乏经验”，“新手”本身就表示缺乏经验。删除句中重复的词或短语，并不改变句子的意思。

过多的修饰也是不需要的，仅仅增加了字数而已。

另外，没有必要再修饰那些含义已经很明确的词。例如“十分的”应该改为“的”；“非常卓越的”应该改为“卓越的”。

避免使用一些无用的短语，例如“我相信”、“我觉得”等等。写作中没有必要提醒读者，这是你的观点。

原则11.主动句的力量——多用主动句，少用被动句

主动语态比被动语态更具有行为导向。主动语态更直接、简洁，而且减少用词量。被动句往往不够直接，它颠倒了主—谓—宾顺序。

当动作的接受者比执行者更重要的时候，用被动语态的效果会更好。例如：小明被委员会的组织者授予了一枚奖章。

侧重点不同，使用的方法会有所不同。

原则12.多用动词，少用名词——避免将动词和形容词变为名词

名词化特指动词和形容词变成名词的过程。过多的使用名词会使句子变得冗长且缺乏感染力。

例如：“成本的减少”改为：“减少成本”；“五年计划的发展”改为“发展五年计划”；“测量的准确度”改为“的测量”；“工作时间的合理性”改为“合理的工作时间”。

原则13.使用并列手法——用前后一致的并列形式来描述一系列的事物

并列是指将句中相似的部分用前后一致的结构来表达。功能相似的内容，结构也要相仿。用并列手法表达会使文章更加清晰有力。

例如：我喜欢阳光、沙滩和大海。

同时可以使用连接词，如：不但……而且；或……或；既不……也不。

例如：他不但喜欢足球，而且喜欢滑雪。

原则14.句子开头多样化——改变句子的长度和开头

用不同的语句来作为开头，可以使文章显得不过于呆板和千篇一律。

例如：用主语开头；用形容词开头；用连接词开头；用动词开头等等。

这需要经常练习，才可以熟练掌握。

原则15.选择合适的语气——使用积极的个性化的语气写作

用积极的词汇，读者会更愿意读下去。即使是消极的形式，也可以用积极的方式来表达。

通常商务报告是正式的，私人信件或邮件很明显是非正式的。

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易读性

在这部分，作者主要讲了关于文章的排版、布局以及使用标题和保持文章中性化的问题。需要强调的一个原则是：回头修改你的作品。

要相信所有的文章都是修改出来的。作者说：直到你的作品无法继续修改了，你才能说已经完成。

重视修改的过程，才能使自己的文章更加有特色。不要讨厌修改自己的作品，通过修改，可以提高自己写作的水平，也会认识到文章的不足。

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