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一个老财务总监的经验之谈:内部控制漏洞之一
内部控制制度文字描述性东西较多,清晰的流程图和配套表单较少。
很多单位有这样一种现象,员工在某个岗位工作久了后变得驾轻就熟,经验老到,工作起来游刃有余,而一旦这个员工因有事调离或辞职,后面接替的人员则需要花很长时间来熟悉情况,重新摸索工作方法。造成这种现象的原因是企业制度主要是文字性东西,缺乏清晰的岗位说明和工作流程图,执行的人往往凭自己的经验和别人“言传身教”来做事,岗位新手在开始阶段工作不知从何入手,通常需要很长一段学习和熟悉过程。
因此,一套完整的企业制度应包括三部分:
(1)文字描述的支撑制度文件;
(2)工作流程图或流程的文字描述;
(3)相关凭证、表单、文件的样式汇总。
通过绘制清晰的工作流程图,可以让每个人都能一目了然地知道办事程序、涉及的部门、人员和规章制度,而且能够将工作形成的好经验固化下来,并且通过流程图能比较容易发现内部控制中的不足之处和风险点,从而有助于企业内部控制的持续改进。
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