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办公软件作为一类软件的统称,它涵盖的范围很广,大到社会统计,小到会议记录,数字化的办公等等,离不开办公软件的鼎力协助。
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日常工作中常会遇到各种录入操作,作为一款专业的电子表格软件,Excel提供了很多录入技巧。录入就能快人一步,一起来看吧。
一.不连续单元格粘贴
很多时候,我们都会在单元格内录入相同的数据。不过这些单元格往往并不是连续的,那么如何在不连续单元格内输入呢?
1)首先按住Ctrl键,将所有要复制的单元格选中:
2)保持选中状态不动,直接输入要填写的数据;
3)按下快捷键Ctrl+Enter(回车),数据就被一键粘贴到选中单元格内了;
二.规则数据录入
规则数据是指每个单元格的内容不同,但取值范围却基本固定,常见的就是各类销售报表,如北京区、上海区、华北区等等。对于这类数据,我们也有简单的方法来搞定它。
1)首先按顺序将所有预设值录入,每个值占用一个单元格,纵向排列;
2)然后选择要录入的区域,如果有不连续区域,则要同时按下Ctrl键;
3)接下来点击“数据”→“数据工具”→“数据验证”,将弹出面板中的“允许验证条件”改为“序列”,再点击“来源”右侧的向上箭头,选中放置预设值的那几个单元格;
4)点击确定按钮后,所有单元格就被加上了下拉箭头,直接选择即可;
三.录入序号
传统序号输入,往往要先输入几个序号让Excel识别一下。其实根本不用这么麻烦,一个小技巧就能轻松搞定。
1)在序号行输入“1”;
2)按住Ctrl键向下拖拽填充柄;
3)松手后序号便自动填充好了;
四.不同区域输入相同内容
出于数据处理的需求,我们一般不会在单元格内使用合并与居中,那么如何将空白单元格填充好对应的数据呢?
1)首先在需要的地方,手工填写相关数据(如“华北区”、“华南区”、“东北区”……);
2)选中全部单元格,按下Ctrl+G,在弹出对话框中点击“定位条件”;
3)将定位条件改为“空值”,点击确定按钮;
4)将光标移动到编辑栏上,输入公式“=上一个单元格”(本文中为“=B2”),Ctrl+Enter(回车),这时所有的单元格就全都填写好上面的数据了;
类似技巧在Excel中还有很多,可以大大提高我们在Excel中的数据输入速度。好了,这就是今天要和大家分享的几个Excel录入技巧,你都学会了么!
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